Les factures impayées pèsent sur la trésorerie des PME, et la relance est une tâche répétitive que personne n'aime faire : un bon candidat pour un agent IA. L'agent prépare les relances au bon moment, avec le bon ton, et un humain valide les courriers sensibles.
Avertissement : les règles légales ci-dessous viennent de la fiche DGCCRF sur les délais de paiement ; vérifiez-les pour votre situation. Aucun gain chiffré n'est annoncé : mesurez-le sur vos propres factures.
Ce que dit la loi entre professionnels
- Délai par défaut : 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation, sauf délai convenu.
- Délai maximal convenu : 60 jours nets après la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit et qu'il n'est pas abusif.
- Pénalités de retard : exigibles sans rappel. Le taux fixé au contrat ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.
- Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 euros par facture impayée (article D. 441-5 du Code de commerce). Son principe et son montant doivent figurer dans les CGV et sur les factures.
Ces règles servent de base à votre échéancier : l'agent n'a besoin que de la date d'échéance et du statut de paiement.
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- Source de données : un tableur ou votre logiciel de facturation avec : numéro de facture, client, montant, date d'échéance, statut, contact.
- Déclencheur : un déclenchement quotidien, par exemple avec n8n, qui lit les factures dont l'échéance est dépassée.
- Règles de séquence : relance courtoise peu après l'échéance, relance ferme plus tard, puis alerte humaine pour mise en demeure ; les délais exacts sont à fixer avec votre comptable.
- Rédaction : un modèle de langage personnalise le courrier à partir de modèles que vous avez validés (nom, montant, date, référence).
- Validation : les courriers sont enregistrés en brouillon ; une personne les relit avant l'envoi, surtout à partir de la deuxième relance.
Un exemple de séquence
| Étape | Ton | Action de l'agent | Validation humaine |
|---|---|---|---|
| Après l'échéance | Courtois, rappel factuel | Prépare un brouillon avec facture jointe | Recommandée au début, puis allégée |
| Relance suivante | Ferme, rappel des pénalités et de l'indemnité de 40 euros si prévues dans vos CGV | Prépare un brouillon et alerte le responsable | Obligatoire |
| Retard persistant | Mise en demeure | Aucune rédaction automatique : alerte uniquement | Humain ou conseil juridique |
Garde-fous
- Ne relancez jamais un client dont le paiement est en cours de contestation : ajoutez un statut "litige" qui exclut la facture de la séquence.
- Vérifiez que vos CGV mentionnent les pénalités et l'indemnité de 40 euros, sinon l'agent ne doit pas les citer.
- Conservez la trace de chaque relance (date, contenu, destinataire) : elle sert de preuve.
- Mesurez sur un trimestre le délai moyen de paiement avant et après, avec vos propres données, avant de conclure à un gain.
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Questions fréquentes
Un agent IA peut-il envoyer seul les relances ?
C'est possible techniquement, mais il vaut mieux garder une validation humaine, surtout dès la deuxième relance et pour tout courrier mentionnant des pénalités.
Quelle indemnité réclamer pour une facture impayée ?
La fiche DGCCRF indique 40 euros par facture (article D. 441-5), à mentionner dans les CGV et sur les factures.
Quel délai de paiement peut-on imposer à un client professionnel ?
Au maximum 60 jours nets après l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois sous conditions, selon la fiche DGCCRF.
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